|
В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:
• справки;
• заключения;
• отзывы;
• служебные записки.
Все они хранятся вместе с проектами в течение 3 лет
после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.
Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру:
• в отдел кадров;
• в главную бухгалтерию;
• один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.
В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается всего в двух экземплярах – один для генерального директора, один для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров часть, касающаяся вакантных должностей.
Штатное расписание – документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
• «О внесении изменений в штатное расписание»;
• «Об изменении штатного расписания»;
• «О частичном изменении штатного расписания».
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
• совершенствование организационной структуры компании;
• проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
• реорганизация компании;
• расширение или сокращение производственной основы компании;
• изменение законодательства;
• оптимизация управленческой работы;
• планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
• переименование должности;
• изменение должности;
• переименование структурного подразделения;
• возложение дополнительных обязанностей;
• изменение базовых (должностных) окладов;
|
