Графы 1–5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 – после выхода работника из отпуска.

Так как ТК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел «Отпуск» в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.

Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы № Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), ставится дата заполнения, и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указывается номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому, закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»

, предназначен для учета социальных льгот, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

В законодательстве отсутствует точное определение понятия «социальные льготы», что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и компенсации, которые он должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные ТК РФ. Необходимо после номера и даты выдачи документа указать также его наименование для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот.

В графе «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.

Раздел Х «Дополнительные сведения»

заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:

• об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;

• об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка—инвалида и т. д.;

• об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;

• о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;

• другие.

Последний раздел личной карточки сотрудника – «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.

В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

В случае отказа работника проставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант при внесении изменений (например, смена фамилии) – старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны варианты:

– сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись); там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы;

– сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений). При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно.

Для удобства внесения изменений кадровая служба предприятия в форму № Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, паспорта, адреса места жительства), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно для учета изменений сведений о работнике.