Должностная инструкция сотрудников кадровой службы (отдела) составляется по тем же принципам, что и на другие должности, имеющиеся в организации.

Рассмотрим общие положения составления должностных инструкций

.

Должностная инструкция является локальным актом который дает четкое представление о трудовых обязанностях работника. Однако часто организации пренебрегают составлением данной инструкции, а зря и вот почему.

Главным документом при оформлении трудовых отношений является трудовой договор, но он не дает полного представления о служебных обязанностях, поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, разрешаемого иногда в судебном порядке.

Необходимо заметить, что составление должностной инструкции является необязательным (обязательным только для государственных учреждений), но поверьте, наличие должностной инструкции по всем должностям, имеющимся в вашей организации, принесет только пользу.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно ее организовать. В этом поможет специальный документ – Положение о должностной инструкции (Приложение 13). В нем оговариваются правила утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, должны быть приведены требования к содержанию инструкций, а также указаны лица, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов. Положение необязательный документ, но, если вы хотите упростить и ускорить работу с инструкциями, сделать их четкими, лучше не пренебрегать этим локальным актом.

Работа над проектом положения чаще всего проводится кадровиками.

Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на утверждение руководителю организации, после чего оно вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать. Все организационно-распорядительные документы организации, к числу которых относится и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций – ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:

1) наименование организации;

2) наименование документа;

3) дата и номер документа;

4) заголовок к тексту (наименование должности);

5) гриф утверждения;

6) подпись разработчика документа;

7) виза согласования;

8) отметка об ознакомлении работника с документом.

Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации). Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.

В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т. е. дата утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения.