Статья 324.1 НК РФ допускает возможность формирования резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Для этого в учетную политику организации должны быть внесены для целей налогообложения соответствующие положения. В налоговой учетной политике организации должны быть оговорены предельная сумма и ежемесячный процент отчислений в резерв. Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором он должен отразить расчет размера ежемесячных отчислений в вышеуказанный резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в данный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Сумма прогнозируемых расходов на оплату отпусков работников может быть обоснована аналогичными данными за прошлый год, если штат работников и их оклады не претерпели существенных изменений. Другим вариантом обоснования может стать прогнозный расчет расходов на оплату отпусков работников исходя из действующего на начало года штатного расписания.

Сумма единого социального налога определяется расчетным путем.

Регулярные отчисления в резерв ежемесячно включаются в расходы налогоплательщика, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль.

Расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков должны быть распределены по категориям работников.

Налоговые органы не имеют права требовать полного совпадения суммы резерва и сумм фактического расхода на оплату отпусков работников, так как расчет предельной суммы резерва производится в начале года и базируется на посылке, что штатное расписание останется неизменным, а в отпуске побывают все работники, причем никто не использует ежегодный отпуск частично или отпуск за предшествующие годы. Поэтому расчет суммы данного резерва всегда будет весьма приблизительным.

На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день календарного года. Таким образом, уточнение резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в течение налогового периода (на конец каждого отчетного периода) не производится.

Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы вышеуказанного резерва подлежат включению в состав налоговой базы текущего налогового периода. При недостаточности средств фактически начисленного данного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором этот резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка вышеуказанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, включается для целей налогообложения в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.

Если организация не меняет учетную политику в отношении создания резерва предстоящих расходов на оплату отпусков на следующий налоговый период, то на конец отчетного налогового периода организация может иметь определенный результатами инвентаризации остаток недоиспользованного резерва.

При этом под недоиспользованными на последний день текущего налогового периода суммами резерва на оплату отпусков следует понимать разницу между суммой начисленного в отчетном периоде резерва предстоящих расходов на оплату отпусков и суммой фактических расходов на оплату использованных в налоговом периоде отпусков (с учетом единого социального налога) и на предстоящую оплату неиспользованных в отчетном году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом единого социального налога, исчисленного по методике, применяемой при формировании резерва) (письма МНС России от 18.08.2004 № 02-5-11/142@, от 15.03.2004 № 02-5-10/13, Минфина России от 12.04.2004 № 04-02-05/1/26, от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46).