Принадлежащие работнику автомобиль, компьютер, инструмент, мобильный телефон и другие ценности могут использоваться работодателем по соглашению с работником в интересах организации.

Использование личного имущества работника в служебных целях возможно по соглашению сторон трудовых отношений. При этом работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Такого рода выплаты работникам включаются работодателем в расходы на оплату труда (Минфин России полагает, что в состав прочих расходов – см. письмо Минфина России от 15.08.2005 № 03-03-02/61), кроме случаев выплаты компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, которые в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», относятся к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли (подпункт 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Письмом Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 со ссылкой на письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» разъяснены условия и порядок выплаты компенсации:

– основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя организации, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности – соответствующие документы);

– выплата компенсаций производится работнику в случае, если его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;

– в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

– компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

– за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.д.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Из этого можно сделать вывод, что совместителю нельзя рассчитывать на полную норму компенсации, если по закону ему разрешено отрабатывать не более 16 часов из 40-часовой рабочей недели.

Кроме того, из вышеприведенной таблицы видно, что для грузового транспорта нормы компенсаций не установлены. Это свидетельствует о том, что налогоплательщик не может признавать соответствующие расходы на основании подпункта 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, но «иные» прочие расходы (подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) формально могут включать эти суммы. Однако на практике обосновать это сложно, и контролирующие органы склонны трактовать нормы постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 именно как запрет на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на суммы компенсаций работникам за использование ими не легкового личного транспорта.

Само по себе наличие таких ограничений существенно снижает интерес организаций к использованию этой формы взаимоотношений с работником по поводу его личного транспорта.

Однако контролирующие органы распространяют вышеприведенные нормы и на другие налоги (обязательные платежи) – налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, пенсионные взносы, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В силу п. 3 ст. 217, подпункта 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 10 постановления Правительства РФ от 07.07.1999 № 765 компенсации, связанные с выполнением работником трудовых, служебных обязанностей, не облагаются вышеуказанными сборами и налогами только в пределах установленных норм.

При определении не облагаемых компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов налогоплательщикам следует руководствоваться: