Если работник переводится на постоянную работу в другую организацию, то предприятие, откуда сотрудник переходит, делает соответствующую запись в трудовой книжке. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод

– по просьбе работника или с его согласия. На новом месте работы по такому основанию в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись, предусмотренная п. 3.1 Инструкции с указанием, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

Если сотрудник переходит на новое место работы, например, в связи с избранием его на выборную должность, то предприятие, на котором он работал, оформляет запись о прекращении трудовых отношений в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) с указанием наименования организации, п. 5 ст. 77 ТК РФ.

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указываются решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при оформлении записи в трудовой книжке об увольнении работника должны стоять не только подпись лица, ответственного за ее ведение, но и подпись самого работника, а также печать организации. Оттиск печати на документе должен быть четким, все буквы должны хорошо читаться.

Датой увольнения

(прекращения) трудового договора считается последний день работы

(если иная дата не установлена законодательством, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником), и именно в этот день кадровая служба предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении.

Необходимо отметить, что в соответствии с требованиями того же п. 35 Правил определен порядок оформления увольнения работника в случае задержки выдачи ему трудовой книжки при увольнении. В этом случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае будет считаться день выдачи трудовой книжки. Кроме того, работодатель должен издать новый приказ о новом дне увольнения. На основании этого приказа вносится новая запись об увольнении в трудовую книжку. При этом ранее внесенная запись признается недействительной.

В случае невозможности выдать трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием работника ему направляется уведомление

о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Если работодатель вовремя отправит уведомление работнику, то он освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если работник отказывается получить трудовую книжку, об этом составляется акт.

Третьим лицам трудовая книжка может быть выдана только по нотариально заверенной доверенности. Без указанной доверенности трудовая книжка выдается родственникам работника только в случае его смерти (прекращение действия трудового договора на основании п.6 ст. 83 ТК РФ) на основании свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы предприятия, подшиваются в личное дело работника. В книге учета трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

При увольнении и получении трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек

. Не полученные при увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в кадровой службе, а затем передаются в архив предприятия (или архив по личному составу). Срок хранения невостребованных книжек – 50 лет.