• если книжка утеряна;

• если пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

• если в нее внесена недействительная запись об увольнении или переводе на другую работу.

Работодатель выдает дубликат трудовой книжки по заявлению работника в течение 15 дней (п. 31 Правил). При заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 вначале вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на предприятие, выдающее дубликат, подтвержденном документально. Общий стаж записывается суммарно (сколько лет, месяцев, дней) без уточнения организаций, должностей и периодов работы владельца трудовой книжки. Затем на основании документов (оригинал трудовой книжки, выписки из приказов, справки) записываются отдельные периоды работы согласно требованиям п. 7.2 Инструкции:

• графа 2

– дата приема на работу, увольнения;

• графа 3

– наименование организации, структурного подразделения, работа (должность), специальность профессия с указанием квалификации, затем причина увольнения;

• графа 4

– наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Если дубликат выдается по причине недействительной записи, то в него переносятся все сведения из оригинала с точностью до запятой. Каждая внесенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (руководителя предприятия), а также печатью кадровой службы (предприятия). Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Если документы не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Таким образом, при отсутствии необходимых документов, подтверждающих стаж, его можно восстановить только на основании судебного разбирательства, работодатель не имеет права самостоятельно принимать решение по восстановлению «потерянного» трудового стажа даже в том случае, если человек все время у него работал, но подтверждающие документы не сохранились.

При массовой утрате трудовых книжек дубликат трудовой книжки выдается на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ в соответствии с п. 34 Правил. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы на данном предприятии осуществляется комиссией на основании документов

, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В соответствии с п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

• о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

• о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.