В инвентаризационных описях и актах все незаполненные строки должны быть прочеркнуты. Оставлять незаполненные строки не допускается.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших такую проверку. Обнаруженные в ценах, таксировке и подсчетах ошибки подлежат исправлению. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационных рабочих комиссий (групп) и материально ответственными лицами с указанием даты исправления.

Следует иметь в виду, что составляются отдельные описи

:

1. На полученное в аренду, на ответственное хранение, в переработку, залог имущество по каждому контрагенту;

2. На сданное в аренду, на ответственное хранение, в переработку, залог имущество по каждому контрагенту;

3. На имущество, не пригодное к дальнейшей эксплуатации и не подлежащее восстановлению с указанием по каждому объекту даты ввода в эксплуатацию и причины его непригодности (порча, полный износ);

4. На поступающее во время инвентаризации имущество. Одновременно на приходном документе ответственный член рабочей инвентаризационной комиссии делает отметку "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую внесено это имущество.

После окончания инвентаризации и выведения итоговых показателей инвентаризационные описи подписывают члены рабочих инвентаризационных комиссий, проводившие проверку, и материально– ответственные лица. Последние дают расписки, подтверждающие проверку имущества в присутствии материально-ответственных лиц, а также то, что у них нет к проведенной проверке каких-либо претензий, а имущество принято на ответственное хранение.

Инвентаризационные описи и акты передаются в бухгалтерию организации, которая на основании данных бухгалтерского учета заполняет в описях и актах графы "По данным бухгалтерского учета". Бухгалтерия проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в сданных инвентаризационных описях.

В случае выявления отклонений по результатам инвентаризации фактических данных от данных бухгалтерского учета, формируются сличительные ведомости результатов инвентаризации по формам № ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств", ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей”. По остальному имуществу организация разрабатывает форму документа самостоятельно. В данных ведомостях указываются суммы излишков и недостач в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

В оформляемых ведомостях приводятся только выявленные расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. При оформлении ведомостей учитываются расхождения не только в количестве материальных ценностей, но и в их оценке (по данным учета и фактической, выявленной по результатам работы инвентаризационной комиссии).

При составлении сличительных ведомостей по одному и тому же наименованию товарно-материальных ценностей может быть выявлен излишек по одному номенклатурному номеру и недостача по другому, так называемая пересортица, в результате чего образуются инвентаризационные разницы.

Согласно пункту 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49), излишки и недостачи в случае пересортицы можно зачесть между собой. Но при условии, что они возникли в одном и том же проверяемом периоде, количество засчитываемых ценностей одинаково, материальные ценности имеют одинаковые наименования и материально ответственным лицом за засчитываемые ценности является один и тот же сотрудник.

Законодательно понятие «наименование» не определено. Поэтому можно воспользоваться Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93, который утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 301. Такая позиция изложена в письме Минфина России от 19.08.2004 г. № 07-05-14/217.

Необходимо учесть, что о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль над соответствием отпускаемого со склада сорта материальных ценностей сорту, указанному в первичных документах, служащих основанием для отпуска ценностей со склада.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, указанная разница относится на виновных лиц.