9. Справки бухгалтерии о выданных в подотчет денежных средствах или выданных материальных ценностях, справки о расчете недостачи за подписью главного бухгалтера и руководителя;

10. Документы, подтверждающие размер прямого действительного ущерба, например, накладные от поставщиков, экспертное заключение об оценке проведения необходимого ремонта;

11. Приказы о проведении инвентаризации, назначении комиссии для проведения инвентаризации;

12. Акт комиссии о проведенных мероприятиях по расследованию факта недостачи или порчи с описанием обстоятельств недостачи, суммы ущерба, виновных лиц, получивших под отчет материальные ценности, объяснения других работников, обстоятельств, способствовавших недостаче (неправомерная выдача средств под отчет, отсутствие надлежащего контроля за их расходованием, ненадлежащий инструктаж работника, отсутствие у него знаний и навыков работы с материальными ценностями и т. д.;

13. Документы, подтверждающие обеспечение работодателем надлежащих условий для хранения вверенного работнику имущества;

14. Документы, подтверждающие виновное противоправное поведение работника (постановление об административном правонарушении, акт о медицинском освидетельствовании работника, подтверждающего факт появления на рабочем месте в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения);

15. Приказ (распоряжение) о взыскании с виновного суммы ущерба;

16. уведомление виновному лицу с предложением о возмещении ущерба в добровольном порядке;

17. Приказ об увольнении работника в случае увольнения работника, не возместившего до конца причиненный ущерб.

К тому же помимо прямого действительного ущерба, обязанность возместить который закреплена в статье 238 Трудового Кодекса РФ, работодатель может взыскать с работника проценты за пользование чужими денежными средствами. В соответствии со статьей 395 Гражданского Кодекса РФ такая возможность предусмотрена в размере ставки рефинансирования ЦБ РФ в качестве меры гражданско-правовой ответственности при условии заключения между работником и работодателем обязательства (договора) о добровольном возмещении ущерба с условием о такой ответственности за его ненадлежащее исполнение. Однако при взыскании таких процентов могут возникнуть определенные сложности. Поскольку в соответствии с указанной статьей 239 Трудового Кодекса РФ работник не должен возмещать работодателю упущенную выгоду (неполученные доходы). Согласно п.2 ст.15 Гражданского Кодекса РФ под неполученными доходами подразумеваются доходы, которые лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено. Проценты, предусмотренные ст. 395 Гражданского Кодекса РФ, являются скорее мерой гражданско-правовой ответственности, а не причиненными убытками.

В случае невыполнения работодателем всех обязанностей по определению размера ущерба, причин его возникновения в соответствии с требованиями статьи 247 Трудового Кодекса РФ, это может привести к невозможности привлечения работника к материальной ответственности и соответственно работодатель не может претендовать на возмещение нанесенного ему ущерба.

Например, если при проведении инвентаризации присутствуют не все члены комиссии или инвентаризация проводится в отсутствие материально ответственного лица, то результаты такой инвентаризации впоследствии могут быть признаны недействительными и с работника сумму ущерба взыскать не удастся.