Отсутствие приказа руководителя предприятия о сроке, на который выданы подотчетные суммы, позволяет считать, что период, на который выданы подотчетные суммы, не установлен. Следовательно, выдача подотчетных сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств (или возврат их в кассу) должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложняет работу и бухгалтерии, и подотчетных лиц.

Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности (без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель), подтверждающие, что при покупке товаров (оплате работ, услуг) эти работники действуют в интересах организации.

Кроме указанного приказа, регламентирующего порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, организация должна иметь согласованный с обслуживающим банком лимит (величину остатка) денежных средств в кассе. В случае если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхлимитной.

В настоящее время вся наличность о поступающей денежной выручки в кассу организации ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет предприятие должно получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

При расчетах с подотчетными лицами достаточно распространенной ошибкой является нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.

В соответствии с действующим законодательством расчеты между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и предпринимателями, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда в соответствии с пунктом 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных письмом Центробанка РФ от 30 сентября 1994 г. № 113), осуществляются в суммах, не превышающих установленного лимита.

Размер такого лимита установлен Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными денежными средствами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" и составляет 60 000 руб.

Несоблюдение лимита расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами в соответствии со ст. 15 КоАП РФ влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.

На основании вышеизложенного, предприятие через своих подотчетных лиц не должно приобретать (оплачивать) товары, работы или услугу другого юридического лица (или индивидуального предпринимателя) в сумме, превышающей установленный предел в день, независимо от того, по одному или нескольким договорам производится оплата, одним или разными подотчетными лицами вносятся денежные средства.

Можно привести следующие примеры, когда может быть превышен данный лимит:

а) разные подотчетные лица приобрели у одного поставщика в один и тот же день товары на сумму, превышающую установленный лимит (например, несколько водителей автотранспортного предприятия приобрели ГСМ на одной АЗС и сумма общего платежа по чекам ККМ превышает установленный предел);