В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2004 № 03-01-20/2-47).

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других документов, например, для расчетов, связанных с командировочными расходами, – это служебное задание, а для расчетов, связанных с представительскими расходами, – смета и программа представительских расходов.

При направлении работника в командировку

необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

– приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

– командировочное удостоверение (форма № Т-10);

– служебное задание (форма № Т-10а).

В форме № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10) в одном экземпляре.

После оформления вышеуказанных документов производится выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана выплатить:

– стоимость проезда;

– расходы по найму жилья;

– суточные;

– иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

– командировочное удостоверение или приказ о командировании;

– документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.

При приобретении товара подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности. Если подотчетное лицо не имеет доверенности, то оно действует как частное лицо. В этом случае приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).